NOTĂ DE INFORMARE

PRIVIND PRELUCRAREA ȘI PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Prezentul document reprezintă o informare despre modul în care folosim datele Dvs. și conține explicații cu referire la ce date folosim, în ce scopuri și pentru ce perioadă de timp, cine are acces la ele și care sunt drepturile Dvs. în privința datelor prelucrate, în conformitate cu prevederile art. 13 din Regulamentul (UE) nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (denumit în continuare „GDPR”).

În conformitate cu prevederile GDPR, a actelor normative interne aprobate în vederea implementării GDPR,

Societatea Electric Investment PH S.R.L. (denumită în continuare "Societatea"/”Operatorul”), cu sediul social în Cluj-Napoca, str. Viilor nr. 54 B, jud. Cluj, respectiv sediul punctului de lucru în Cluj-Napoca, B-dul Muncii nr. 4-6, Hala 4, jud. Cluj înmatriculată în Registrul Comerţului sub nr. J 12/2316/2012, având contul IBAN nr. RO93BRDE130SV67544091300 deschis la Banca BRD - GSG şi codul fiscal 30603372, tel. 0264-415 571, fax: 0264-415 572, adresa de e-mail dedicată gdpr@electricinvestment.ro, prin reprezentant legal – Administrator Filip  Cristian, în calitate de Operator de date cu caracter personal, are obligaţia să prelucreze datele cu caracter personal furnizate de persoanele vizate în condiţii de siguranţă, cu bună credinţă şi în conformitate cu prevederile legale în vigoare, exclusiv în realizarea scopurilor specificate.

În ceea ce privește operatorul de date cu caracter personal:

Vă informăm că societatea Electric Investment PH S.R.L. este o societate română constituită şi funcţionând conform legilor din România, care, în calitatea sa de Operator, prelucrează cu bună credinţă datele cu caracter personal ale categoriilor de persoane vizate mai jos enumerate, în conformitate cu reglementările aplicabile, respectând pe deplin principiile prelucrării datelor cu caracter personal în scopuri legitime, conform prevederilor articolului 5 din GDPR.

Vă informăm că prelucrarea de date cu caracter personal, conform GDPR, înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.

În cele ce urmează, Vă informăm care sunt categoriile de persoane vizate ale căror date cu caracter personal la prelucrăm, ce date ale acestora prelucrăm și care este scopul prelucrării și temeiul juridic al prelucrării. Astfel:

Durata stocării datelor cu caracter personal:

Pentru îndeplinirea scopurilor legale, datele cu caracter personal vor fi stocate pe o perioadă limitată de timp, în condiții de siguranță și securitate, în conformitate cu condițiile şi prevederile legale, după cum urmează:

- Documentele care conțin date cu caracter personal vor fi prelucrate pe durata relației contractuale cu Operatorul, respectiv păstrate 10 ani după încetarea acesteia, conform Legii contabilității nr. 82/1991

- Statele de salarii, se păstrează timp de 50 de ani, conform Legii contabilității nr. 82/1991

- Documentele din arhiva electronică care conțin date cu caracter personal prelucrate prin utilizarea de sisteme informatice de prelucrare automată a datelor se vor păstra pe suporturi tehnice timp de 10 ani, conform Legii contabilității nr. 82/1991

- Durata înregistrării înregistrărilor video, captate de camerele video de supraveghere menționate mai sus este de 30 de zile de la data realizării acestora, cu excepția situațiilor expres reglementate de lege sau a cazurilor temeinic justificate. La expirarea termenului înregistrările se distrug sau se şterg.

- Documentele candidaților din procesul de recrutare / selecție, în orice tip de format (hârtie și/sau electronic), acestea se vor păstra pe durata desfășurării procedurii de selecție. După finalizarea acesteia, documentele candidaților cu care Operatorul NU va derula un raport contractual, se vor distruge într-un termen de maxim 6 (șase) luni de la finalizarea procesului de selecție, de o comisie numită de Operator prin decizie internă, întocmindu-se procesul verbal aferent.

Categoriile de destinatari ai datelor cu caracter personal

După caz, Operatorul poate dezvălui datele persoanelor vizate către:

- Parteneri cu care colaborăm pentru realizarea obiectului de activitate al societății;

- Furnizorii de servicii de dezvoltare și mentenanță a paginilor web;

- Furnizori de produse software / hardware, IT și telecomunicații și acordarea de asistență tehnică/consultanță/administrare necesară pentru astfel de produse;

- Furnizori de servicii de asistență juridică, avocați, executori judecătorești, alte tipuri de asistență necesară pentru activitatea societății, acționând în domeniul consilierii pe diferite aspecte;

- Autorităților și organelor publice (ANAF, ANPC, ITM, organe de cercetare penală etc.) pe baza competențelor specifice prevăzute de lege și care solicită conformarea Operatorului cu obligații legale specifice în materie de colaborare cu acestea și/sau entități de control, care solicită date Operatorului în conformitate cu dispozițiile legale;

- Instanțelor de judecată, pentru conformarea cu obligațiile legale,

- Furnizori de servicii de pază și protecție;

- Furnizori de servicii de poștă / curierat;

- Furnizorii de servicii de training pentru personal;

- Furnizorii de utilități (salubritate).

În cazul în care Operatorul va decide să prelucreze datele cu caracter personal în alte scopuri, în baza articolului 6, alin. 1, lit. a) din GDPR și a actelor normative interne aprobate în vederea implementării GDPR, respectiv în baza consimțământului Dvs., vi se va transmite înainte de această prelucrare ulterioară, o notificare de informare separată, pentru a vă permite să vă exprimați consimțământul expres, în mod liber, conform prevederilor art. 13 alin. 3 din GDPR.

Necesitatea prelucrării datelor cu caracter personal

Datele prelucrate în scopurile prevăzute mai sus sunt necesare fie în vederea încheierii sau executării contractului încheiat cu Operatorul, fie pentru respectarea unei obligații legale a Operatorului, astfel încât refuzul persoanei vizate de a transmite Operatorului aceste date poate determina imposibilitatea încheierii unei relații contractuale.
Transferul datelor cu caracter personal:

În cazul în care datele cu caracter personal ale persoanelor vizare se vor transfera către alte societăți din alte țări, în vederea realizării scopului operațiunii de prelucrare a datelor, Operatorul va informa persoana vizată și se vor aplica garanțiile prevăzute de art. 44-49 din GDPR.

Datele transmise terților vor fi adecvate, pertinente si neexcesive prin raportare la scopul în care au fost colectate și care permite transmiterea către un anumit terț.

Drepturile persoanei vizate (art. 7 alin. 3, art. 15 – 22, art. 34, art. 77 -78 din  GDPR):

Pentru o informare completă, în calitate de persoana vizata, aveți următoarele drepturi cu privire la datele Dvs. cu caracter personal, prevăzute de GDPR:

I.   Dreptul de a fi informată, conform art. 12 – 13 din GDPR, respectiv

II   Următoarele drepturi cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal pe care vi le puteți exercita:

(a) Dreptul de acces semnifică faptul că aveți dreptul de a obține o confirmare din partea Operatorului dacă prelucrează sau nu datele cu caracter personal care vă privesc iar, în caz afirmativ, puteți avea acces la datele respective și la informații privind modalitatea în care sunt prelucrate datele.

(b) Dreptul la portabilitate a datelor semnifică că aveți dreptul de a primi datele personale într-un format standard, structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat și dreptul ca datele Dvs. să fie transmise altui operator fără obstacole din partea Operatorului, în cazul în care aceste date sunt prelucrate in mod automat, în temeiul consimțământului Dvs. exprimat conform art. 6 alin. 1) lit. a), respectiv în temeiul unui contract conform art. 6 alin. 1) lit. b) din GDPR.

(c) Dreptul la opoziție înseamnă dreptul de a vă opune, din motive legate de situația particulară în care va aflați, prelucrării datelor cu caracter personal care vă privesc, inclusiv creării de profiluri pe baza respectivelor date, atunci când prelucrarea se realizează în baza art. 6 alin. 1) lit. e) si f), respectiv pentru realizarea unui interes legitim al operatorului sau pentru realizarea unei sarcini care servește unui interes public.

 (d) Dreptul la rectificare se referă la corectarea, fără întârzieri nejustificate, a datelor cu caracter personal inexacte. Aveți dreptul de a obține completarea datelor cu caracter personal care sunt incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declarații suplimentare, iar datele rectificate vor fi comunicate fiecărui destinatar care a primit datele, cu excepția cazului în care acest lucru se dovedește imposibil sau presupune eforturi disproporționate.

(e) Dreptul la ștergerea datelor ("dreptul de a fi uitat") reprezintă dreptul de a solicita ștergerea datele cu caracter personal, fără întârzieri nejustificate, în cazurile în care:

- datele nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate;

- vă retrageți consimțământul și nu există alt temei legal pentru prelucrare;

- vă opuneți prelucrării și nu există motive juridice legitime care prevalează;

- datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal;

- datele cu caracter personal trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale;

- datele cu caracter personal au fost colectate în legătură cu oferirea de servicii ale societății informaționale.

Ștergerea datelor va fi comunicata fiecărui destinatar care a primit datele, cu excepția cazului în care acest lucru se dovedește imposibil sau presupune eforturi disproporționate.

(f) Dreptul la restricționare a prelucrării se referă la cazul în care persoana contestă exactitatea datelor, pe o perioada care permite Operatorului verificarea corectitudinii datelor; în cazul în care prelucrarea este ilegala, iar persoana se opune ștergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricționarea utilizării lor; în cazul în care Operatorul nu mai are nevoie de datele cu caracter personal în scopul prelucrării, dar persoana i le solicită pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță; în cazul în care persoana s-a opus prelucrării pentru intervalul de timp în care se verifică dacă drepturile legitime ale operatorului prevalează asupra celor ale persoanei respective.

(g) Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice care vă privesc sau care vă afectează într-o măsura semnificativă, cu excepția prelucrărilor care vizează încheierea sau executarea unui contract cu persoana vizată, o asemenea prelucrare este autorizata de prevederile legale aplicabile sau prelucrarea datelor se realizează pe baza consimțământului Dvs. liber exprimat.

(h) Dreptul de a va retrage consimțământul. Atunci când prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează în temeiul acordului dumneavoastră, aveți dreptul de a va retrage în orice moment consimțământul, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia.

(i) Dreptul de a fi informat fără întârzieri nejustificate cu privire la încălcarea securității datelor cu caracter personal, atunci când încălcarea este susceptibilă să genereze un risc ridicat pentru drepturile și libertățile persoanelor fizice.

(j) Dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere competentă. Persoanele vizate au dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere a prelucrării datelor în cazul în care considerați că v-au fost încălcate drepturile: Autoritatea Națională pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30 Sector 1, cod postal 010336 Bucuresti, Romania, anspdcp@dataprotection.ro

(k) Dreptul la o cale de atac judiciară eficientă împotriva autorității de supraveghere, conform prevederilor art. 78 din GDPR.

(l) Dreptul la o cale de atac judiciară eficientă împotriva operatorului sau persoanei împuternicite de operator, conform prevederilor art. 79 din GDPR.

(m) Dreptul la despăgubiri, pe care îl are orice persoană care a suferit un prejudiciu material sau moral ca urmare a încălcării prevederilor GDPR, în sensul că are dreptul să obțină despăgubiri de la operator, conform prevederilor art. 82 din GDPR.

Toate aceste drepturi pot sa fie exercitate printr-o cerere scrisă, semnată si datată, transmisă/depusă la sediul Operatorului Societatea Electric Investment PH SRL, din Cluj-Napoca, B-dul Muncii nr. 4-6, Hala 4, jud. Cluj.

În situația în care persoana vizată introduce cererea în format electronic, informațiile sunt furnizate în format electronic, acolo unde este posibil, cu excepția cazului în care persoana vizată solicită un alt format.

Dacă aveți întrebări legate de prelucrarea datelor personale, vă puteți adresa Operatorului / Responsabilului cu protecția datelor cu caracter personal al Operatorului și prin intermediul e-mailului la adresa: gdpr@electricinvestment.ro  sau telefon 0264-415 571.

În cazul în care veți adresa o solicitare privind exercitarea drepturilor dumneavoastră privind protecţia datelor, Operatorul va răspunde acestei solicitări în termen de 1 (una) lună de la primirea acesteia, perioada putând fi prelungită cu două luni atunci când este necesar, ținându-se seama de complexitatea și numărul cererilor, în conformitate cu prevederile art. 12 din GDPR.

Informațiile furnizate în temeiul art. 13 și 14 din GDPR și orice comunicare și orice măsuri luate în temeiul art. 15-22 și 34 din GDPR sunt oferite gratuit. În cazul în care cererile din partea unei persoane vizate sunt în mod vădit nefondate sau excesive, în special din cauza caracterului lor repetitiv, operatorul poate:

a) fie să perceapă o taxă rezonabilă ținând cont de costurile administrative pentru furnizarea informațiilor sau a comunicării sau pentru luarea măsurilor solicitate;

b) fie să refuze să dea curs cererii.

În aceste cazuri, operatorului îi revine sarcina de a demonstra caracterul vădit nefondat sau excesiv al cererii.

Operatorul, poate, dacă este cazul, să solicite persoanei vizate să pună la dispoziţie informaţii suplimentare pentru a stabili identitatea acesteia.

Operatorul de date cu caracter personal garantează faptul ca prelucrează datele Dvs. în condiții de legitimitate, implementând totodată masuri tehnice si organizatorice adecvate pentru asigurarea integrității si confidențialității datelor conform art. 25 si 32 din GDPR.

În vederea informării Dvs., puteți consulta Regulamentul (UE) nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (în forma rectificată, conform Rectificării din 23 mai 2018), pe site-ul Autorității Naționale de Supraveghere, la adresa: www.dataprotection.ro/servlet/ViewDocument?id=1262